Inzage in uw medisch dossier - Ommelander Ziekenhuis Groningen

Als u naar het ziekenhuis komt voor onderzoek of behandeling wordt er een medisch dossier aangelegd. De rechten van patiënten en plichten van zorgverleners daarbij zijn wettelijk vastgelegd.

Rechten

De rechten van patiënten bij hun medisch dossier staan deels in de Wet Geneeskunde Behandelings Overeenkomst (WGBO), deels in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Patiënten hebben het recht hun medisch dossier in te zien en om een kopie, correctie, aanvulling of vernietiging van hun dossier te vragen.

Recht op inzage dossier

U heeft recht om uw medisch dossier in te zien met uitzondering van gegevens die niet over uzelf gaan. Ook kunt u iemand machtigen om namens u uw dossier in te zien. Ouders of wettelijke vertegenwoordigers van kinderen tot 12 jaar hebben recht op inzage in het dossier. Als kinderen tussen de 12 en 16 jaar oud zijn, moeten zij zelf daar eerst toestemming voor geven. Kinderen die ouder zijn dan 16 jaar beslissen helemaal zelf over toestemming en inzage.

U kunt uw behandelend arts vragen om inzage in uw dossier of in het dossier van uw kind. U kunt hiervoor een afspraak maken met de betreffende medisch specialist. Meld dat het om inzage gaat: er kan dan voldoende tijd worden gereserveerd. Een inzageverzoek wordt geregistreerd als consult. Hier kunnen, afhankelijk van hoe u bent verzekerd, eigen risico kosten voor u aan zijn verbonden.

Digitaal inzage via Mijn Ommelander

Als patiënt van het Ommelander Ziekenhuis heeft u toegang tot Mijn Ommelander. Een persoonlijke online omgeving die u veilig inzicht geeft in uw afspraken in het ziekenhuis en een gedeelte van uw medische gegevens. Kijk voor meer informatie op Mijn Ommelander.

Een kopie van uw medisch dossier opvragen

Wilt u een kopie van uw medische gegevens opvragen? Print dan onderstaand formulier uit en stuur deze ingevuld en ondertekend samen met een kopie van een geldig identiteitsbewijs naar ons op.
U kunt dit per e-mail naar secretariaatrvb@ozg.nl sturen, of (gefrankeerd) per post sturen naar
Ommelander Ziekenhuis Groningen, t.a.v. secretariaat Raad van Bestuur, Postbus 35, 9679 ZG Scheemda. Zodra het secretariaat uw complete en correcte aanvraag heeft ontvangen handelen zij de aanvraag binnen 3 werkdagen af.

Aanvraagformulier
Toelichting bij het aanvraagformulier
u kunt ook het aanvraagformulier en de toelichting in één document downloaden: klik dan hier

We kunnen u het formulier ook per e-mail of post opsturen. U kunt hiervoor contact opnemen met het secretariaat van de Raad van Bestuur van het Ommelander Ziekenhuis Groningen, afdeling Medische Zaken. U bereikt hen via telefoonnummer 088 – 066 1000 of e-mail secretariaatrvb@ozg.nl.

Een correctie, aanvulling of vernietiging van uw dossier opvragen

U kunt hiervoor contact opnemen met het secretariaat van de Raad van Bestuur van het Ommelander Ziekenhuis Groningen, afdeling Medische Zaken. U bereikt hen via telefoonnummer 088 – 066 1000 of e-mail secretariaatrvb@ozg.nl.

Recht op privacy

U heeft als patiënt het recht te bepalen of informatie over u aan anderen mag worden doorgegeven. Zorgverleners kunnen alleen mét uw toestemming informatie over uw ziekte en behandeling aan anderen geven. Deze toestemming kunt u mondeling of schriftelijk geven en moet in uw medisch dossier opgetekend worden.

Bewaartermijn

De hoofdregel voor het bewaren van medische dossiers staat in de WGBO. Maar ook de AVG en de Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen (Wet Bopz) kunnen van toepassing zijn om te bepalen hoe lang een zorgverlener een medisch dossier moet bewaren. Zie ook de veelgestelde vragen hieronder.

Dossierplicht en beveiliging

Op grond van de WGBO zijn zorgverleners verplicht een medisch dossier bij te houden. De AVG schrijft voor dat zorgverleners medische dossiers goed beveiligen. Zij moeten er bijvoorbeeld voor zorgen dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot het dossier van een patiënt.

Elektronisch patiëntendossier (EPD)

Uitwisseling van medische gegevens via het elektronisch patiëntendossier (EPD) is alleen toegestaan met voorafgaande toestemming van de patiënt. Dit komt voort uit de WGBO en de AVG.

Veelgestelde vragen

Bewaren en inzage, correctie en vernietiging

De hoofdregel is dat uw medisch dossier in het Ommelander Ziekenhuis Groningen minimaal 20 jaar moet worden bewaard na het einde van de behandelingsovereenkomst. Dit is bepaald in de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Maar soms moet uw dossier langer of juist korter worden bewaard.

Langer bewaren

Uw medisch dossier moet langer worden bewaard dan 20 jaar als:

er een andere wettelijke bewaartermijn is;
dit noodzakelijk is voor goede hulpverlening;
de gegevens van groot belang zijn voor iemand anders.

Lees meer hierover in de vraag hieronder ('Wanneer blijft mijn medisch dossier langer bewaard dan 20 jaar?')

Korter bewaren

Voor medische gegevens die niet onder de WGBO vallen, zoals verpleging en verzorging door de thuiszorg, geldt de algemene regel dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is.

Uw medisch dossier moet langer worden bewaard dan 20 jaar als er een andere wettelijke bewaartermijn is, als dit noodzakelijk is voor goede hulpverlening of als de gegevens van groot belang zijn voor iemand anders.

Andere wettelijke bewaartermijn

Academische ziekenhuizen moeten bepaalde documenten, zoals het operatieverslag en de ontslagbrief, bewaren tot 115 jaar na de geboortedatum van de patiënt. Dat komt omdat op deze gegevens de Archiefwet van toepassing is. Een ander voorbeeld is dat medische gegevens van psychiatrische patiënten die gedwongen zijn opgenomen minimaal tot 5 jaar na hun ontslag bewaard moeten blijven. Deze bewaartermijn komt voort uit het Besluit Patiëntendossier Bopz.

Noodzakelijk voor goede hulpverlening

Uw zorgverlener kan uw medisch dossier langer bewaren dan 20 jaar als dat nodig is om u goede zorg te blijven bieden. Bijvoorbeeld als u een chronische aandoening heeft. De arts kan dan alle gegevens over de langdurige of terugkerende behandeling bewaren. Uw ziektegeschiedenis blijft zo compleet.

Van belang voor anderen

Soms kan uw medisch dossier langer dan 20 jaar worden bewaard vanwege het belang van iemand anders. Bijvoorbeeld als de gegevens van belang zijn voor anderen, zoals uw kinderen als u een bepaalde erfelijke ziekte heeft. Of als u een procedure heeft aangespannen tegen uw zorgverlener en deze de gegevens nodig heeft voor zijn verweer.

Ja. U heeft recht op inzage in uw gegevens in uw medisch dossier, zoals röntgenfoto’s, diagnoses en operatieverslagen. Alleen persoonlijke werkaantekeningen van uw zorgverlener mag u niet inzien. Voor inzage mag uw zorgverlener geen vergoeding vragen.

Recht op inzage medisch dossier

Uw recht op inzage is geregeld in de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO). Naast de WGBO is de AVG van toepassing op het verkrijgen van inzage.

Geen volledige inzage medisch dossier

Uw zorgverlener kan in uitzonderingssituaties weigeren u een bepaald gedeelte van uw medisch dossier te laten inzien. Dat mag alleen als de privacy van iemand anders dan uzelf wordt geschaad door inzage in dat deel van uw dossier.

Uw zorgverlener moet wel kunnen aantonen dat dit in uw geval zo is. Het belang van de privacy van de ander moet daarbij zwaarder wegen dan het belang dat u heeft bij inzage in het betreffende gedeelte van uw medisch dossier.

Om inzage vragen

U kunt uw behandelend arts vragen om inzage in uw dossier of in het dossier van uw kind. U kunt hiervoor een afspraak maken met de betreffende medisch specialist. Meld dat het om inzage gaat: er kan dan voldoende tijd worden gereserveerd. Een inzageverzoek wordt geregistreerd als consult. Hier kunnen, afhankelijk van hoe u bent verzekerd, eigen risico kosten voor u aan zijn verbonden.

U kunt een kopie van uw medisch dossier aanvragen. Wij raden u echter aan eerst samen met uw specialist het dossier door te nemen. Als de gegevens die in het dossier zitten, onduidelijk zijn kan hij of zij u hierover uitleg geven.

Een kopie opvragen

Wilt u een kopie van uw medische gegevens opvragen? U leest in de tekst bovenin deze websitepagina hoe u dit kunt doen.

Ja. Op grond van de Wet Geneeskunde Behandelings Overeenkomst (WGBO) heeft u het recht om correctie te vragen van de persoonsgegevens in uw medisch dossier.

Let op: u kunt alleen feitelijke gegevens laten verbeteren, zoals fouten in uw naam of geboortedatum. Bent u het niet eens met indrukken, meningen of conclusies van uw zorgverlener? Dan kunt u deze niet laten corrigeren.

Maar u kunt in dat geval wel altijd uw schriftelijk commentaar aan uw medisch dossier laten toevoegen. Dit recht op aanvulling heeft u op grond van de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst.

Verzoek om correctie van uw medisch dossier indienen?

Wilt u een verzoek om een correctie van uw dossier indienen? U kunt hiervoor contact opnemen met het secretariaat van de Raad van Bestuur van het Ommelander Ziekenhuis Groningen, afdeling Medische Zaken. U bereikt hen via telefoonnummer 088 – 066 1000 of e-mail secretariaatrvb@ozg.nl.

Ja, meestal kan dat. U heeft in principe recht op vernietiging van bepaalde delen uit uw medisch dossier of van het hele dossier. Ongeacht of hierin relevante gegevens staan.

Uw medisch dossier wordt vernietigd als de bewaartermijn van 20 jaar is afgelopen en er geen redenen zijn om uw medische gegevens langer te bewaren. Als u dit wilt, kunt u uw zorgverlener (zoals uw huisarts, tandarts of specialist in het ziekenhuis) vragen om de gegevens eerder te vernietigen.

Let op: er zijn 2 uitzonderingen. Uw zorgverlener kan uw medisch dossier niet vernietigen als een voorschrift of wet bepaalt dat de gegevens bewaard moeten blijven. Of als uw gegevens bewaard moeten blijven vanwege het belang van iemand anders.

Reactie op verzoek

Heeft u gevraagd om vernietiging van uw medisch dossier, dan moet uw zorgverlener binnen 3 maanden aan uw verzoek voldoen. Weigert uw zorgverlener uw verzoek, dan moet hij de redenen daarvoor (liefst schriftelijk) aan u mededelen.

Wordt alleen een bepaald onderdeel uit uw medisch dossier vernietigd? Dan kan uw zorgverlener in uw dossier vermelden dat een deel op uw verzoek is vernietigd.

Verzoek om vernietiging van uw medisch dossier indienen?

Wilt u een verzoek om een vernietiging van uw dossier indienen? U kunt hiervoor contact opnemen met het secretariaat van de Raad van Bestuur van het Ommelander Ziekenhuis Groningen, afdeling Medische Zaken. U bereikt hen via telefoonnummer 088 – 066 1000 of e-mail secretariaatrvb@ozg.nl.

Medisch dossier kind of familielid

Is uw kind jonger dan 12 jaar?

Dan heeft u het recht om inzage te vragen in het medisch dossier van uw kind. En om te vragen om (bepaalde delen van) het dossier te vernietigen. Bij een kind van 12 jaar of ouder gelden andere regels.

Is uw kind tussen de 12 en 16 jaar?

Dan heeft u als ouder en kind samen het recht om inzage of vernietiging te vragen. Uw kind kan bezwaar maken tegen uw verzoek. Ook kan uw kind zelf een verzoek doen. In deze 2 situaties beoordeelt de zorgverlener of uw kind zo’n beslissing genoeg kan overzien.

Is uw kind 16 jaar of ouder?

Dan heeft uw kind alleen zelf recht op inzage of vernietiging. Uw kind kan u eventueel wel schriftelijk toestemming geven om een verzoek te doen.

Ja, dat kan als uw kind jonger is dan 16 jaar. U heeft dan op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens het recht om correctie te vragen. Is uw kind 16 jaar of ouder? Dan kan uw kind alleen zelf om correctie vragen.

Let op: u kunt alleen feitelijke gegevens laten verbeteren, zoals fouten in de naam of geboortedatum van uw kind. Bent u of is uw kind het niet eens met indrukken, meningen of conclusies van de zorgverlener? Deze kunnen niet worden gecorrigeerd. Maar u of uw kind heeft in dat geval wel altijd het recht op aanvulling. Dat houdt in dat u of uw kind een eigen verklaring aan het dossier laat toevoegen.

Voor het recht op aanvulling gelden dezelfde regels als bij het recht op inzage en vernietiging. Is uw kind jonger dan 12 jaar, dan heeft u dit recht. Bij een kind tussen de 12 en 16 jaar hebben uw kind en u het recht samen. Wanneer u kind 16 jaar of ouder is, heeft het alleen zelf recht op aanvulling.

Ja, soms mag een zorgverlener uw verzoek om inzage in of vernietiging van het medisch dossier van uw kind weigeren. Ten eerste mag dit als u niet het gezag heeft over uw kind. Ook mag de zorgverlener weigeren als voldoen aan uw verzoek in strijd is met goed hulpverlenerschap. Bijvoorbeeld als inzage niet in het belang van het kind is.

Gezag over een kind

Meestal hebben ouders samen het gezag over hun kind, ook na een echtscheiding. Maar heeft een zorgverlener een goede reden om hieraan te twijfelen? Dan moet deze in het gezagsregister nagaan welke ouder gezag heeft over het kind.

Heeft u geen gezag over uw kind, dan heeft u geen recht op inzage in of vernietiging van het medisch dossier. Wel heeft u recht op informatie over uw kind.

Dit hangt er onder meer van af of uw familielid (boven de 16 jaar) in leven of overleden is. Voor deze situaties gelden verschillende regels.

Inzage medisch dossier levend familielid

U kunt het medisch dossier van een levend familielid alleen inzien als deze hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.

Is uw familielid wilsonbekwaam?

Dan heeft u alleen recht op inzage als u de (wettelijk) vertegenwoordiger bent van uw familielid.

Inzage medisch dossier overleden familielid

Is uw familielid overleden, dan heeft u in principe geen recht op inzage. U kunt wel inzage krijgen in (een aantal) medische gegevens als de overledene hiervoor toestemming heeft gegeven.

U kunt ook inzage krijgen als u kunt aantonen daar een zwaarwegend belang bij te hebben. En er redelijkerwijs van kan worden uitgegaan dat uw overleden familielid geen bezwaar zou hebben gehad. Hiervan is bijvoorbeeld sprake als u een procedure wilt aanspannen tegen de zorgverlener of als u informatie wilt krijgen over een erfelijke aandoening.

U heeft recht op inzage van het medisch dossier als u de (wettelijk) vertegenwoordiger van uw familielid bent. Ook heeft u dan het recht om aanvulling of vernietiging te vragen. Om correctie van het medisch dossier kunt u alleen vragen als u de door de rechter benoemde mentor of curator bent.

(Wettelijk) vertegenwoordiger

Patiënten die niet in staat zijn tot een redelijke waardering van hun belangen, worden vertegenwoordigd door een wettelijk vertegenwoordiger. Dit is een door de rechter benoemde mentor of curator.

Is er geen wettelijk vertegenwoordiger benoemd? Dan kunt u als vertegenwoordiger optreden als u echtgenoot, partner, ouder, kind, broer of zus bent van de patiënt. Familieleden die niet de (wettelijk) vertegenwoordiger van de patiënt zijn, hebben geen recht op inzage, aanvulling of vernietiging.

Als vertegenwoordiger heeft u het recht om inzage, aanvulling of vernietiging te vragen van het medisch dossier van uw familielid. U heeft deze rechten op grond van de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO).

Het recht om correctie te vragen van de (persoons)gegevens in een medisch dossier is niet geregeld in de WGBO, maar in de Wet bescherming persoonsgegevens. Hierbij geldt de regel dat alleen de wettelijk vertegenwoordiger het recht heeft, niet de vertegenwoordiger.

Uitwisseling medische gegevens

Uw zorgverlener mag uw medische gegevens alleen delen met andere zorgverleners als u hen daar toestemming voor hebt gegeven. U kunt toestemming geven via uw zorgverlener of via het Landelijk Schakelpunt (LSP).

Ja, dat mag. Uw huisarts kan de huisartsenpost toegang verlenen tot uw medisch dossier. Neemt u ’s avonds, ’s nachts of in het weekend contact op met de huisartsenpost? Dan kan de huisartsenpost de noodzakelijke medische gegevens van u raadplegen.

Uw huisarts moet u informeren over de uitwisseling van uw gegevens, bijvoorbeeld met een folder. Wilt u weten of uw medische gegevens worden uitgewisseld? Neem dan contact op met uw huisarts.

Heeft u bezwaar tegen de uitwisseling van uw medische gegevens, dan kunt u dit laten weten aan uw huisarts.

Let op: maken uw huisarts en de huisartsenpost voor het uitwisselen van uw medische gegevens gebruik van een zogeheten schakelpunt? Dan mag dit alleen als u toestemming heeft gegeven.

Ja, dat mag. Zorgverleners zijn namelijk wettelijk verplicht om een dossier te maken over de behandeling van een patiënt. Ook mogen zorgverleners volgens de Wet bescherming persoonsgegevens uw medische gegevens verwerken als dit nodig is om u goed te kunnen behandelen of verzorgen.

De zorginstelling, zoals uw ziekenhuis, hoeft u daarom niet eerst om toestemming te vragen om uw medische gegevens op te nemen in een elektronisch patiëntendossier (EPD).

Niet zomaar alle zorgverleners mogen via het elektronisch patiëntendossier (EPD) in uw medische gegevens kijken. Dit mogen alleen de zorgverleners die u daadwerkelijk behandelen. Ook mag inzage alleen voor zover dit noodzakelijk is voor uw behandeling.

Ja, dat kan. U kunt online een inzageoverzicht aanvragen. U krijgt dan te zien welke zorgverleners uw patiëntgegevens beschikbaar hebben gesteld en welk soort gegevens dat zijn. Ook staat in dit overzicht wie deze gegevens hebben opgevraagd en wanneer.

Heeft u een vraag of een klacht? Bijvoorbeeld omdat u vindt dat uw zorgverlener uw verzoek om inzage in uw medisch dossier ten onrechte heeft afgewezen? Bespreek uw vraag of klacht dan eerst met uw zorgverlener. Komt u er vervolgens niet uit? Dan kunt u een klacht indienen bij de ombudsfunctionaris.